Politica de Confidențialitate

Ultima actualizare: 18 iulie 2026

1. Introducere

ClinicSync este o platformă software care ajută clinicile medicale din România să gestioneze programările pacienților și comunicarea prin WhatsApp (confirmări, memento-uri și solicitări de recenzie). Această politică explică modul în care sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal atunci când faceți o programare online prin ClinicSync, în conformitate cu:

  • Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”) privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal;
  • Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR în România;
  • Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice.

2. Cine este responsabil de datele dumneavoastră

Clinica medicală la care faceți programarea este operatorul de date în sensul art. 4 pct. 7 GDPR — ea decide scopurile și mijloacele prelucrării datelor dumneavoastră ca pacient.

ClinicSync acționează ca persoană împuternicită de operator (art. 28 GDPR) — prelucrăm datele exclusiv în numele și conform instrucțiunilor clinicii, pentru a furniza serviciul de programare online și mesageria automată.

Pentru întrebări legate de datele dumneavoastră medicale sau de programare, vă puteți adresa direct clinicii la care v-ați programat. Pentru întrebări despre funcționarea platformei ClinicSync, ne puteți contacta la contact@clinicsync.ro.

3. Ce date colectăm

Atunci când faceți o programare online, colectăm:

  • Date de identificare și contact: numele complet și numărul de telefon;
  • Date privind programarea: serviciul medical ales, medicul preferat (opțional), data și ora programării;
  • Dovada consimțământului: data și ora la care ați bifat acordul privind prelucrarea datelor;
  • Conversații cu asistentul virtual: dacă solicitați o programare, o reprogramare sau o anulare prin asistentul automat al clinicii — prin mesaje (de ex. WhatsApp) sau telefonic, prin asistentul vocal — conținutul conversației este transcris și stocat, fiind vizibil personalului clinicii pentru procesarea cererii dumneavoastră;
  • Date tehnice strict necesare: cookie-uri esențiale pentru funcționarea și securitatea platformei (detalii la secțiunea 9).

Date privind sănătatea. Serviciul medical pentru care vă programați poate indica informații despre starea dumneavoastră de sănătate. Acestea sunt date din categorii speciale (art. 9 GDPR) și beneficiază de protecție suplimentară, conform temeiurilor de mai jos.

4. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

  • Gestionarea programării (înregistrare, modificare, anulare) — art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR: demersuri la cererea dumneavoastră înainte de furnizarea serviciului medical;
  • Furnizarea de asistență medicală de către clinică — art. 9 alin. (2) lit. h) GDPR: prelucrarea datelor privind sănătatea este necesară pentru furnizarea de asistență medicală, sub responsabilitatea personalului medical supus obligației de secret profesional;
  • Trimiterea mesajelor WhatsApp legate de programare (confirmarea programării, memento-uri înainte de programare, notificări de anulare sau reprogramare) — art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, ca parte a serviciului de programare;
  • Solicitarea unei recenzii după vizită — art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR: interesul legitim al clinicii de a-și îmbunătăți serviciile; vă puteți opune oricând acestei prelucrări;
  • Îndeplinirea obligațiilor legale ale clinicii (de ex. păstrarea evidențelor medicale conform legislației sanitare) — art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR;
  • Securitatea platformei — art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR: interesul legitim de a preveni accesul neautorizat și abuzurile.

5. Cui transmitem datele

Datele dumneavoastră sunt accesibile clinicii la care v-ați programat (personal autorizat: medici, recepție) și următorilor furnizori de servicii (subîmputerniciți), strict în măsura necesară funcționării platformei:

  • Supabase — găzduirea bazei de date a platformei;
  • Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) — trimiterea și livrarea mesajelor WhatsApp către numărul dumneavoastră de telefon;
  • Google (Google Calendar) — dacă clinica utilizează sincronizarea cu calendarul medicului, numele dumneavoastră, serviciul și ora programării apar în calendarul medicului;
  • OpenAI — procesarea mesajelor adresate asistentului virtual de programări (modelul de inteligență artificială care interpretează și răspunde la cererile dumneavoastră);
  • Vapi — operarea asistentului vocal telefonic (procesarea și transcrierea apelurilor către numărul de programări al clinicii, atunci când clinica utilizează acest serviciu);
  • Furnizorii de infrastructură de găzduire ai platformei.

Sistemul de automatizare a mesajelor și asistentul virtual rulează pe infrastructura proprie a platformei ClinicSync, nu la un furnizor terț.

Nu vindem datele dumneavoastră și nu le transmitem terților în scopuri de marketing.

6. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori (de ex. Meta, Google, OpenAI, Vapi) pot prelucra date în Statele Unite ale Americii. Aceste transferuri se realizează în baza garanțiilor prevăzute de GDPR: decizia de adecvare a Comisiei Europene privind Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor (EU–US Data Privacy Framework), pentru furnizorii certificați în acest cadru, și/sau clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană (art. 46 GDPR).

7. Cât timp păstrăm datele

  • Datele de programare sunt păstrate pe durata necesară gestionării relației dumneavoastră cu clinica (istoric programări, reprogramări);
  • Evidențele medicale întocmite de clinică se păstrează conform termenelor impuse de legislația sanitară aplicabilă clinicii;
  • Dovada consimțământului se păstrează cât timp este necesară pentru a demonstra conformitatea cu GDPR.

La expirarea acestor termene, datele sunt șterse sau anonimizate. Puteți solicita ștergerea mai devreme, în condițiile descrise la secțiunea 8.

8. Drepturile dumneavoastră

Conform GDPR, aveți următoarele drepturi:

  • Dreptul de acces — să obțineți confirmarea că datele dumneavoastră sunt prelucrate și o copie a acestora (art. 15);
  • Dreptul la rectificare — corectarea datelor inexacte (art. 16);
  • Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) — în condițiile art. 17;
  • Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18);
  • Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20);
  • Dreptul la opoziție — inclusiv față de mesajele de solicitare a recenziilor (art. 21);
  • Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată — platforma nu ia astfel de decizii cu privire la dumneavoastră (art. 22);
  • Dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

Pentru exercitarea acestor drepturi, contactați clinica la care v-ați programat (în calitate de operator) sau ne puteți scrie la contact@clinicsync.ro, iar noi vom transmite solicitarea clinicii. Veți primi un răspuns în cel mult o lună de la primirea cererii.

Plângeri

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră încalcă legislația, aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP): B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, e-mail anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro.

9. Cookie-uri

Platforma folosește exclusiv cookie-uri strict necesare pentru autentificare și securitatea sesiunii. Acestea nu necesită consimțământ conform Legii nr. 506/2004, deoarece sunt indispensabile furnizării serviciului solicitat de dumneavoastră. Nu folosim cookie-uri de marketing, de profilare sau de urmărire.

10. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate (art. 32 GDPR) pentru protejarea datelor: criptarea comunicațiilor (HTTPS/TLS), controlul accesului pe bază de roluri (personalul clinicii vede doar datele clinicii respective), izolarea datelor fiecărei clinici și restricționarea accesului la strictul necesar.

11. Minori

Programările pentru pacienții minori se realizează de către părinte sau reprezentantul legal, care își asumă furnizarea datelor minorului în acest scop.

12. Modificări ale politicii

Putem actualiza periodic această politică. Versiunea curentă, împreună cu data ultimei actualizări, este publicată permanent pe această pagină.