Politica de Confidențialitate

8. Drepturile dumneavoastră

Conform GDPR, aveți următoarele drepturi:

• Dreptul de acces — să obțineți confirmarea că datele dumneavoastră sunt prelucrate și o copie a acestora (art. 15);
• Dreptul la rectificare — corectarea datelor inexacte (art. 16);
• Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) — în condițiile art. 17;
• Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18);
• Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20);
• Dreptul la opoziție — inclusiv față de mesajele de solicitare a recenziilor (art. 21);
• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată — platforma nu ia astfel de decizii cu privire la dumneavoastră (art. 22);
• Dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

Pentru exercitarea acestor drepturi, contactați clinica la care v-ați programat (în calitate de operator) sau ne puteți scrie la admin@clinicsync.ro, iar noi vom transmite solicitarea clinicii. Veți primi un răspuns în cel mult o lună de la primirea cererii.

Plângeri

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră încalcă legislația, aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP): B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, e-mail anspdcp@dataprotection.ro, www.dataprotection.ro.

12. Datele clinicilor care folosesc ClinicSync

Pentru clinicile care se abonează la ClinicSync, Borda Darius PFA este operator de date pentru datele necesare relației contractuale. Datele pacienților rămân sub controlul clinicii, conform Acordului de prelucrare a datelor din contractul de abonament.

• Ce date prelucrăm: denumirea, CUI-ul și adresa de facturare a clinicii; numele, funcția, e-mailul și telefonul persoanelor de contact și ale persoanei care acceptă contractul; conturile personalului (nume, e-mail, rol) și jurnalul acțiunilor din platformă; istoricul plăților și al facturilor. Datele cardului sunt prelucrate direct de Stripe; ClinicSync nu le vede și nu le stochează.
• Scopuri și temeiuri: încheierea și executarea contractului de abonament, inclusiv acceptarea lui la plată (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR); facturarea și evidența contabilă (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR); securitatea conturilor și păstrarea dovezii de acceptare a contractului (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).
• Cui transmitem datele: Stripe (Stripe Payments Europe, Irlanda), pentru plăți și abonament, ca operator independent pentru datele de plată; programul de facturare, pentru emiterea facturilor; Google Workspace, pentru e-mail; Supabase și Hetzner, pentru găzduire. Transferurile în afara SEE respectă secțiunea 6.
• Cât timp le păstrăm: pe durata contractului. După încetare, documentele contabile se păstrează conform termenelor din legislația contabilă și fiscală, iar dovada acceptării contractului încă 3 ani, cât durează termenul general de prescripție.

Persoanele de contact ale clinicilor au drepturile descrise la secțiunea 8 și le pot exercita scriindu-ne la admin@clinicsync.ro.

14. Date Google (Google Calendar)

Dacă un medic al clinicii folosește butonul „Conectează calendarul cu Google”, ClinicSync îi cere, o singură dată, autorizarea Google (OAuth) pentru a sincroniza programările cu calendarul său principal Google. Prin această autorizare, serviciul ClinicSync este adăugat în calendar ca editor („Face modificări la evenimente”).

• Ce date Google accesăm: adresa de e-mail a contului Google și dreptul de a vizualiza și modifica setările de partajare ale calendarelor pe care le dețineți (permisiunile Google openid, email și https://www.googleapis.com/auth/calendar.acls). Le folosim o singură dată, pentru a adăuga contul de serviciu ClinicSync în calendarul principal al medicului.
• Ce păstrăm: token-ul de acces Google este folosit o singură dată, este revocat imediat după aceea și nu este stocat. Păstrăm doar identificatorul calendarului (adresa de e-mail Google a medicului), necesar pentru sincronizarea programărilor.
• Ce nu citim niciodată: nu accesăm mesajele de e-mail, contactele sau fișierele din contul dumneavoastră Google.
• Ce citim din calendar: după conectare, prin contul de serviciu ClinicSync (nu prin autorizarea unică), citim evenimentele din calendarul medicului pentru a ști când este ocupat. Stocăm doar intervalele de timp ale acestora (împreună cu identificatorul evenimentului și indicatorul de zi întreagă), niciodată titlul sau descrierea. Titlurile evenimentelor nu sunt afișate personalului clinicii și nu sunt stocate.
• Ce scriem în calendar: contul de serviciu ClinicSync (prin accesul său de editor) adaugă în calendarul medicului programările, cu: titlul (serviciul și numele complet al pacientului), data și ora, iar în descriere numele pacientului, serviciul și, dacă sunt cunoscute, telefonul și e-mailul pacientului, precum și notele programării.
• Partajare și utilizare: nu vindem datele utilizatorului primite de la Google, nu le transmitem unor terți și nu le folosim pentru publicitate sau pentru antrenarea modelelor de inteligență artificială.
• Stocare și păstrare: identificatorul calendarului este păstrat în baza de date ClinicSync și este folosit exclusiv pentru sincronizarea programărilor. Clinica îl poate șterge golind câmpul calendarului medicului, iar ștergerea poate fi solicitată și la admin@clinicsync.ro, în condițiile secțiunii 8. O copie a identificatorului, înregistrată pe fiecare programare sincronizată (pentru ca modificările și anulările să ajungă în calendarul corect), rămâne cu înregistrarea programării și este păstrată cât timp este păstrată programarea (secțiunea 7). Conectarea prin buton este înregistrată în jurnalul de audit al clinicii, împreună cu identificatorul calendarului, iar această înregistrare se păstrează pe durata de păstrare a jurnalului de audit.
• Cum retrageți accesul: oricând, eliminând adresa ClinicSync afișată în Setări → Google Calendar (care se termină în .iam.gserviceaccount.com) din setările de partajare ale calendarului dumneavoastră Google (Setări și partajare → Partajare cu anumite persoane sau grupuri). După aceea, ClinicSync nu mai poate scrie în calendar.

Utilizarea și transferul informațiilor primite de la API-urile Google respectă Politica privind datele utilizatorilor din serviciile API Google, inclusiv cerințele de utilizare limitată (Limited Use).

Google user data

If a clinic doctor clicks “Connect your calendar with Google” (in Romanian, “Conectează calendarul cu Google”), ClinicSync asks for a one-time Google OAuth consent so that appointments can be synced to the doctor's primary Google Calendar. The consent adds the ClinicSync service account to that calendar as an editor.

• What we access: the email address of the Google account, and the right to view and change the sharing permissions of calendars the user owns (scopes openid, email and https://www.googleapis.com/auth/calendar.acls). We use this once, only to add the ClinicSync service account to the doctor's primary calendar.
• What we keep: the Google access token is used once, revoked immediately and never stored. We store only the calendar ID (the doctor's Google email address), which is needed to sync appointments.
• What we never read: we do not access the email messages, contacts or files in your Google account.
• What we read from the calendar: after connection, via the ClinicSync service account (not with the one-time authorization), we read the events on the doctor's calendar to know when the doctor is busy. We store only their time intervals (plus the event identifier and the all-day flag), never the title or description. Event titles are not shown to clinic staff and are not stored.
• What we write to the calendar: the ClinicSync service account (through its editor access) writes appointments to the doctor's calendar with: the title (service and the patient's full name), the date and time, and in the description the patient's name, the service and, where known, the patient's phone number and email address, plus the appointment notes.
• Sharing and use: we do not sell Google user data, we do not share it with third parties, and we do not use it for advertising or for training AI models.
• Storage and retention: the calendar ID is kept in the ClinicSync database and used only to sync appointments. The clinic can delete it by clearing the doctor's calendar field, and deletion can also be requested at admin@clinicsync.ro, under the conditions of section 8. A copy of the ID recorded on each synced appointment (so that changes and cancellations reach the correct calendar) stays with the appointment record and is kept for as long as the appointment is kept (section 7). Each connection made with the button is recorded in the clinic's audit log together with the calendar ID, and that record is kept for the audit log's retention period.
• How to remove access: at any time, by removing the ClinicSync address shown in Settings → Google Calendar in ClinicSync (ending in .iam.gserviceaccount.com) from your Google Calendar's sharing settings (Settings and sharing → Share with specific people or groups). ClinicSync can then no longer write to the calendar.

ClinicSync's use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.