Contract de abonament ClinicSync

Art. 1. Părțile și încheierea contractului

1.1. Prestatorul: BORDA DARIUS PERSOANĂ FIZICĂ AUTORIZATĂ, brand comercial „ClinicSync”, cu sediul în Cluj-Napoca, str. Măceșului nr. 13–15, sc. D, ap. 9, jud. Cluj, CUI 53221541, nr. ORC F2026000254001, e-mail admin@clinicsync.ro (denumit „ClinicSync” sau „Prestatorul”).

1.2. Beneficiarul: clinica, cabinetul sau persoana juridică identificată prin denumirea, CUI-ul și adresa introduse la plata prin Stripe (denumită „Clinica”). Persoana care acceptă contractul declară că are dreptul să reprezinte Clinica.

1.3. Contractul se încheie electronic în momentul în care Clinica, în pagina de plată Stripe: (a) acceptă contractul și anexele lui; (b) acceptă expres clauzele de la art. 12.2; (c) plătește prima lună de abonament. Data încheierii este data plății confirmate de Stripe.

1.4. Contractul cuprinde acest text, Anexa 1 (Pachete și condiții comerciale), Anexa 2 (Acordul de prelucrare a datelor – DPA) și Anexa 3 (Subîmputerniciți și măsuri de securitate). Pachetul și prețul afișate în pagina de plată Stripe completează Anexa 1 pentru fiecare Clinică.

1.5. Contractul se încheie între profesioniști. Nu reglementează relația medicală dintre Clinică și pacienții ei.

1.6. Contractul poate fi citit, descărcat în format PDF și păstrat înainte de acceptare.

Art. 2. Pachete și servicii incluse

2.1. ClinicSync oferă două pachete, descrise în Anexa 1:

• Platformă: aplicația web ClinicSync (calendar, programări, pacienți, conturi pentru personal), pagina de programare online pentru pacienți cu verificarea numărului de telefon prin cod SMS, mesajele WhatsApp automate și sincronizarea opțională cu Google Calendar;
• Platformă + Agent vocal AI: tot ce include pachetul Platformă, plus un agent vocal bazat pe inteligență artificială care preia apelurile direcționate către numărul ClinicSync al Clinicii.

2.2. Agentul vocal AI informează pacienții despre serviciile, prețurile, medicii și programul transmise de Clinică și preia cereri de programare, reprogramare și anulare. Cererile de programare și reprogramare create de agent apar în platformă ca cereri în așteptare, împreună cu transcrierea apelului. Ele devin programări numai după ce personalul Clinicii le confirmă. Anulările cerute prin agent se aplică imediat, fără confirmarea personalului.

2.3. Pachetul cu agent vocal include 1.000 de minute de apel procesate de agent în fiecare ciclu lunar de facturare. Minutele se măsoară după durata apelurilor înregistrată de furnizorul serviciului de voce. Minutele nefolosite nu se reportează, iar depășirea se tratează conform Anexei 1.

2.4. Mesajele WhatsApp se trimit automat din contul WhatsApp Business al ClinicSync, pe baza unor șabloane aprobate de Meta: confirmarea programării, mementouri înainte de programare, notificări de anulare sau reprogramare și, dacă Clinica activează această funcție, solicitarea unei recenzii după vizită. Mesajele WhatsApp nu folosesc inteligență artificială. ClinicSync nu impune o limită numerică de mesaje; se aplică limitele și politicile Meta.

2.5. Sincronizarea cu Google Calendar funcționează separat pentru fiecare medic care își conectează contul Google. Integrarea cu alte programe (software medical, website-ul Clinicii), migrarea datelor și dezvoltările speciale nu sunt incluse, decât dacă oferta le prevede expres.

2.6. ClinicSync este un instrument administrativ. Nu oferă servicii medicale, triaj, diagnostic sau sfaturi medicale și nu înlocuiește personalul Clinicii sau serviciile de urgență.

Art. 3. Configurare, activare și creditul pentru configurare

3.1. Nu există perioadă de probă gratuită. Contractul și primul ciclu de facturare încep la data plății. După plată, ClinicSync configurează serviciul împreună cu Clinica.

3.2. Pentru configurare, Clinica transmite: serviciile și prețurile, medicii și programul lor, regulile de programare și datele de contact. Pentru pachetul cu agent vocal, transmite și numărul de telefon pe care îl redirecționează către ClinicSync și informațiile pe care agentul le poate comunica pacienților.

3.3. ClinicSync urmărește activarea în cel mult 5 zile lucrătoare de la primirea tuturor informațiilor și acceselor necesare. Termenul este orientativ.

3.4. Data activării este data la care ClinicSync confirmă Clinicii pe e-mail că funcțiile pachetului sunt disponibile. Clinica poate semnala deficiențe importante în 2 zile lucrătoare de la confirmare. ClinicSync le remediază și, dacă este cazul, actualizează data activării.

3.5. Creditul pentru configurare. Pentru zilele calendaristice dintre data plății și data activării, Clinica primește un credit calculat astfel: prețul lunar × numărul acestor zile / numărul de zile al primului ciclu de facturare. Nu se iau în calcul zilele în care ClinicSync a așteptat informații sau accese cerute Clinicii în scris. ClinicSync comunică valoarea creditului la activare și o scade din factura următoare.

3.6. Dacă activarea nu are loc în 10 zile lucrătoare de la primirea tuturor informațiilor, din motive care țin de ClinicSync, Clinica poate înceta contractul printr-un e-mail. În acest caz primește înapoi integral prima plată, în cel mult 14 zile.

3.7. Dacă contractul încetează înainte ca acest credit să fie folosit, ClinicSync restituie valoarea lui în cel mult 14 zile.

Art. 4. Preț, plată, reînnoire și anulare

4.1. Prețul lunar, moneda și pachetul sunt cele afișate în pagina de plată Stripe și în confirmarea plății. ClinicSync emite factura conform legii.

4.2. Abonamentul se plătește lunar, în avans, cu cardul salvat în Stripe la prima plată. Clinica autorizează debitarea automată a prețului lunar la fiecare reînnoire.

4.3. Reînnoirea lunară automată. Abonamentul se reînnoiește automat în fiecare lună, la aceeași dată, până la anulare.

4.4. Anularea. Clinica poate anula oricând, fără penalitate, prin portalul de facturare Stripe, dacă îi este pus la dispoziție, sau prin e-mail la admin@clinicsync.ro, cu cel puțin 24 de ore înainte de data reînnoirii. Anularea produce efecte la sfârșitul lunii deja plătite, iar până atunci serviciul rămâne disponibil. Lunile deja începute nu se rambursează, cu excepțiile de la art. 3.6, 3.7 și 6.4. Dacă o anulare transmisă la timp nu este aplicată din eroarea ClinicSync, plata făcută după aceea se restituie integral.

4.5. Modificarea prețului. ClinicSync anunță pe e-mail orice modificare a prețului lunar cu cel puțin 30 de zile înainte. Noul preț se aplică numai dacă Clinica îl acceptă expres, prin e-mail sau printr-un nou link de plată. Dacă nu îl acceptă până la data modificării, abonamentul încetează la sfârșitul lunii plătite, fără penalitate, iar noul preț nu se debitează.

4.6. Plata eșuată. Dacă o plată eșuează, Stripe reîncearcă automat debitarea, iar ClinicSync anunță Clinica pe e-mail. Dacă plata nu se face în 7 zile calendaristice de la acest anunț, ClinicSync poate suspenda serviciul până la plată, în temeiul excepției de neexecutare prevăzute de art. 1556 Cod civil. Suspendarea nu duce la ștergerea datelor.

Art. 5. Obligațiile Clinicii

5.1. Informații corecte. Clinica transmite și actualizează informații corecte despre servicii, prețuri, medici, program și regulile de programare. Agentul vocal comunică pacienților numai informațiile primite de la Clinică.

5.2. Verificarea cererilor. Personalul Clinicii verifică și confirmă sau respinge cererile create de agentul vocal și răspunde de programările confirmate.

5.3. Temeiuri legale și informarea pacienților. Ca operator de date, Clinica stabilește temeiurile legale pentru prelucrarea datelor pacienților, inclusiv a datelor privind sănătatea, și îi informează pe pacienți prin propria notă de informare. Pentru solicitările de recenzie, Clinica se asigură că are un temei legal și că pacienții se pot opune. La cererea Clinicii, ClinicSync oprește trimiterea acestor mesaje către pacienții care s-au opus.

5.4. Informarea despre AI. La începutul fiecărui apel, agentul vocal anunță pacientul că vorbește cu un asistent virtual și că apelul este înregistrat și transcris. Clinica nu poate cere eliminarea acestui mesaj.

5.5. Conturi. Conturile din platformă sunt nominale. Clinica gestionează accesul personalului, păstrează confidențialitatea parolelor și anunță fără întârziere orice acces neautorizat de care află.

5.6. Utilizare permisă. Clinica nu folosește serviciul pentru mesaje nesolicitate, pentru activități ilegale sau pentru a introduce intenționat date excesive, cum ar fi dosare medicale complete.

5.7. Evidențele medicale. ClinicSync nu este arhiva medicală a Clinicii. Clinica își păstrează separat evidențele pe care legea o obligă să le țină.

Art. 6. Obligațiile ClinicSync și funcționarea serviciului

6.1. ClinicSync configurează serviciul conform informațiilor primite, depune diligența rezonabilă pentru disponibilitatea lui și pentru remedierea erorilor și oferă suport prin admin@clinicsync.ro, în zilele lucrătoare.

6.2. ClinicSync nu garantează funcționarea neîntreruptă a serviciului, în special a telefoniei, a WhatsApp, a conexiunilor la internet și a serviciilor furnizorilor din Anexa 3.

6.3. Erorile agentului AI. Agentul vocal folosește inteligență artificială. El poate înțelege greșit un pacient, poate da un răspuns inexact sau poate să nu finalizeze o cerere. De aceea programările și reprogramările create de el rămân în așteptare până la confirmarea personalului, iar transcrierea fiecărui apel este disponibilă în platformă. Când Clinica semnalează o eroare, ClinicSync corectează configurarea agentului.

6.4. Incidente și modificări. ClinicSync anunță Clinica, într-un termen rezonabil, despre incidentele cu impact important și despre modificările care schimbă serviciul. Dacă ClinicSync nu mai poate oferi o funcție esențială a pachetului, Clinica poate înceta contractul și primește înapoi partea plătită și nefolosită din luna în curs.

6.5. ClinicSync nu garantează un anumit număr de programări, de apeluri preluate sau de recenzii.

Art. 7. Confidențialitate și date personale

7.1. Părțile păstrează confidențialitatea informațiilor comerciale și operaționale aflate în executarea contractului. Excepție fac dezvăluirile cerute de lege și cele necesare furnizorilor din Anexa 3 pentru prestarea serviciului.

7.2. Pentru datele pacienților și ale personalului Clinicii prelucrate prin serviciu, Clinica este operator, iar ClinicSync este persoană împuternicită. Regulile sunt stabilite în Anexa 2 (DPA), care prevalează în privința protecției datelor. Pentru datele de facturare și relația contractuală, fiecare parte este operator independent.

Art. 8. Proprietate intelectuală și datele Clinicii

8.1. ClinicSync păstrează drepturile asupra platformei, codului, fluxurilor, configurațiilor și mărcii ClinicSync. Clinica primește un drept limitat, neexclusiv și netransferabil de a folosi serviciul pe durata abonamentului, pentru activitatea proprie.

8.2. Datele pacienților, programările și informațiile transmise de Clinică rămân ale Clinicii. ClinicSync nu le folosește pentru marketingul propriu și nici pentru a antrena modele de inteligență artificială.

Art. 9. Suspendare, încetare și exportul datelor

9.1. Clinica poate anula oricând abonamentul, conform art. 4.4.

9.2. ClinicSync poate suspenda temporar serviciul: (a) pentru neplăată, conform art. 4.6; (b) în măsura necesară pentru a respecta obligațiile legale ale ClinicSync, inclusiv cele privind securitatea datelor (art. 32 GDPR), atunci când utilizarea serviciului creează un risc real de securitate sau încalcă legea. ClinicSync anunță Clinica înainte, când acest lucru este posibil și sigur, sau imediat după.

9.3. Dacă o parte nu își execută o obligație importantă și nu remediază situația în 10 zile lucrătoare de la notificarea scrisă a celeilalte părți, aceasta poate declara rezoluțiunea contractului printr-o notificare scrisă, conform art. 1549–1552 Cod civil.

9.4. În 30 de zile de la încetarea contractului, Clinica poate cere exportul datelor sale (pacienți, programări și transcrierile încă păstrate) într-un format electronic uzual, cum ar fi CSV sau JSON. ClinicSync transmite exportul în cel mult 30 de zile de la cerere.

9.5. După această perioadă, ClinicSync șterge datele conform Anexei 2.

Art. 10. Răspunderea

10.1. Fiecare parte răspunde pentru prejudiciile directe și previzibile cauzate de neexecutarea din culpa sa a obligațiilor din contract.

10.2. Limitarea răspunderii ClinicSync. Răspunderea totală a ClinicSync față de Clinică, pentru toate pretențiile legate de contract, este limitată la suma abonamentelor plătite efectiv de Clinică în ultimele 12 luni înainte de faptul care a cauzat prejudiciul. ClinicSync nu răspunde pentru beneficiul nerealizat, cum ar fi programări, pacienți sau venituri pierdute.

10.3. Limitarea nu se aplică prejudiciilor cauzate cu intenție sau din culpă gravă și nici în celelalte cazuri în care legea nu permite limitarea răspunderii, inclusiv în privința drepturilor persoanelor vizate conform GDPR.

10.4. ClinicSync nu răspunde pentru: (a) erorile care provin din informații sau instrucțiuni greșite ale Clinicii; (b) cererile create de agentul vocal pe care personalul Clinicii le-a confirmat fără să le verifice, conform art. 5.2; (c) întreruperile furnizorilor din Anexa 3, ale rețelelor de telefonie sau ale internetului, pe care ClinicSync nu le putea evita prin măsuri rezonabile; (d) anulările aplicate de agentul vocal la cererea apelantului, conform art. 2.2; (e) actele și deciziile medicale ale Clinicii.

Art. 11. Comunicări, modificări și litigii

11.1. Comunicările se fac pe e-mail: către Clinică, la adresa introdusă la plată sau comunicată ulterior; către ClinicSync, la admin@clinicsync.ro.

11.2. ClinicSync poate publica o versiune nouă a contractului. Modificările cerute de lege și cele care nu dezavantajează Clinica se aplică la 30 de zile după anunțul pe e-mail. Celelalte modificări se aplică numai dacă Clinica le acceptă; până atunci rămâne valabilă versiunea acceptată. Modificarea prețului urmează regula de la art. 4.5, iar schimbarea subîmputerniciților, regula din Anexa 2.

11.3. Părțile încearcă să rezolve amiabil orice neînțelegere, timp de 15 zile lucrătoare de la notificarea ei. Dacă nu reușesc, litigiul se soluționează de instanța competentă potrivit legii.

11.4. Dacă o clauză este nevalabilă, celelalte rămân aplicabile.

11.5. Contractul este redactat în limba română.

Art. 12. Acceptarea electronică

12.1. Clinica acceptă contractul în pagina de plată Stripe, prin două acțiuni distincte și obligatorii:

• (a) bifa prin care declară că a citit și acceptă contractul, Anexele 1–3 și Acordul de prelucrare a datelor (DPA), în versiunea afișată;
• (b) câmpul obligatoriu prin care acceptă expres clauzele de la art. 12.2.

12.2. Clauze acceptate expres. Conform art. 1203 Cod civil, Clinica acceptă în mod expres, separat de restul contractului:

• (a) reînnoirea lunară automată a abonamentului și debitarea automată a cardului (art. 4.2–4.3);
• (b) limitarea răspunderii ClinicSync (art. 10);
• (c) suspendarea serviciului pentru neplăată sau pentru motive de securitate (art. 4.6 și 9.2).

12.3. Ca dovadă a acceptării, ClinicSync păstrează: versiunea contractului, data și ora acceptării, denumirea și CUI-ul Clinicii, numele și funcția persoanei care a acceptat, adresa de e-mail și identificatorii plății din Stripe.

12.4. Versiunea acceptată rămâne disponibilă permanent la https://clinicsync.ro/contract/v2-0 și poate fi descărcată oricând în format PDF.

Anexa 1. Pachete și condiții comerciale

Pachetul ales și prețul lunar sunt cele afișate în pagina de plată Stripe. Nu este nevoie de un contract separat pentru fiecare preț.

Condiții comune

• Facturare: lunar, în avans, cu debitare automată prin Stripe.
• Perioadă gratuită: nu există.
• Durată minimă: nu există. Anularea produce efecte la sfârșitul lunii plătite.
• Activare: în mod orientativ, în 5 zile lucrătoare de la primirea informațiilor, cu credit pentru zilele de configurare (art. 3.5).
• Servicii suplimentare: numai cu acordul separat al Clinicii.

Depășirea celor 1.000 de minute

1. Când Clinica a folosit 80%, 90% și apoi 100% din minutele incluse, ClinicSync o anunță pe e-mail.
2. După 1.000 de minute, Clinica poate cumpăra minute suplimentare la prețul comunicat de ClinicSync. Nu se fac debitări automate pentru depășire.
3. Dacă Clinica nu cumpără minute suplimentare, ClinicSync poate opri preluarea apelurilor de către agentul AI până la începutul ciclului următor. În acest caz, apelurile sunt redirecționate către numărul indicat de Clinică. Dacă Clinica nu a indicat un număr, agentul îi spune apelantului că va fi contactat de Clinică și încheie apelul.

Anexa 2. Acordul de prelucrare a datelor (DPA)

Acord încheiat conform art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR). Face parte din contract și prevalează asupra lui în privința protecției datelor.

A1. Roluri și instrucțiuni

A1.1. Clinica este operatorul datelor. BORDA DARIUS PFA (ClinicSync) este persoana împuternicită.

A1.2. ClinicSync prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clinicii: acest contract, setările contului și cererile scrise ale Clinicii. ClinicSync anunță Clinica dacă o instrucțiune i se pare contrară GDPR.

A1.3. Prelucrarea durează cât contractul și, după aceea, până la ștergerea datelor conform A7.

A2. Ce date se prelucrează

A2.1. Serviciul solicitat și ce spune pacientul în apel pot dezvălui date privind sănătatea (art. 9 GDPR). Agentul vocal întreabă doar serviciul dorit, nu simptome sau alte detalii medicale, iar serviciul nu solicită dosare medicale.

A2.2. Operațiuni: colectare, transcriere, stocare, consultare de către personalul autorizat, trimiterea mesajelor, sincronizarea cu calendarul, export și ștergere.

A3. Obligațiile ClinicSync

• Persoanele care au acces la date au obligația de confidențialitate și acces doar în măsura necesară.
• ClinicSync aplică măsurile de securitate din Anexa 3.
• ClinicSync ajută Clinica să răspundă cererilor pacienților (acces, rectificare, ștergere, portabilitate) și, la cerere, la evaluarea impactului (DPIA) și la consultarea ANSPDCP.
• ClinicSync nu folosește datele în alte scopuri și nu le folosește pentru a antrena modele AI proprii.

A4. Incidente de securitate

ClinicSync anunță Clinica fără întârzieri nejustificate, în cel mult 48 de ore de la momentul în care află de o încălcare a securității datelor Clinicii. Anunțul cuprinde natura incidentului, categoriile de date afectate, consecințele probabile și măsurile luate; informațiile lipsă se transmit pe măsură ce apar. Clinica decide și face notificările către ANSPDCP și către pacienți.

A5. Subîmputerniciți

A5.1. Clinica autorizează general folosirea subîmputerniciților din Anexa 3. ClinicSync anunță pe e-mail orice adăugare sau înlocuire cu cel puțin 15 zile înainte. Clinica poate obiecta motivat; dacă obiecția nu se poate rezolva, Clinica poate înceta contractul fără penalitate.

A5.2. ClinicSync impune subîmputerniciților, prin contract, obligații de protecție a datelor echivalente cu cele din acest DPA și răspunde față de Clinică pentru ei, conform art. 28 alin. (4) GDPR.

A5.3. ClinicSync a configurat serviciile furnizorilor astfel încât datele Clinicii să nu fie folosite pentru antrenarea modelelor AI. Folosirea datelor pentru antrenare este dezactivată în contul ElevenLabs, iar ElevenLabs interzice prin contract furnizorilor de modele AI să antreneze modele pe aceste date. Excepțiile privind Twilio și Cloudflare sunt descrise în Anexa 3.

A6. Transferuri în afara SEE

Unii subîmputerniciți prelucrează date în afara Spațiului Economic European. Transferurile se fac numai pe baza unui mecanism din capitolul V GDPR: decizia de adecvare UE–SUA (Data Privacy Framework), pentru furnizorii certificați, sau clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene. Mecanismul pentru fiecare furnizor este indicat în Anexa 3.

A7. Păstrare și ștergere

A7.1. La încetarea contractului, ClinicSync transmite exportul cerut conform art. 9.4. Apoi șterge datele din sistemele active în cel mult 30 de zile de la expirarea perioadei de export, iar din copiile de siguranță la sfârșitul ciclului lor de 14 zile. Excepție fac datele pe care legea obligă ClinicSync să le păstreze.

A8. Audit

La cererea rezonabilă a Clinicii, ClinicSync transmite informațiile necesare pentru a demonstra respectarea acestui DPA. Clinica poate face un audit cel mult o dată pe an, cu anunț prealabil de 30 de zile, în timpul programului de lucru și fără acces la datele altor clienți.

Anexa 3. Subîmputerniciți și măsuri de securitate

Subîmputerniciți

Twilio folosește datele de trafic și conținutul comunicărilor și pentru securitate, prevenirea fraudei și a abuzurilor, ca operator independent, conform propriului DPA. Cloudflare folosește semnalele Turnstile și pentru a-și îmbunătăți detectarea roboților, tot ca operator independent. ElevenLabs interzice prin contract furnizorilor de modele AI, inclusiv Google, să antreneze modele pe aceste date.

Sincronizarea cu Google Calendar se face prin contul Google al fiecărui medic, conectat de Clinică. Google acționează în acest caz conform contractului Clinicii sau al medicului cu Google, nu ca subîmputernicit al ClinicSync.

Stripe prelucrează numai datele de plată ale Clinicii, nu date ale pacienților, și nu este subîmputernicit în sensul acestui DPA.

Măsuri tehnice și organizatorice

• Criptarea tuturor conexiunilor (HTTPS/TLS).
• Baza de date criptată pe disc.
• Copii de siguranță zilnice, criptate, păstrate 14 zile; restaurarea lor a fost testată.
• Separarea datelor între clinici: fiecare clinică vede numai datele ei, cu roluri diferite pentru personal.
• Autentificare în doi pași cu aplicație de coduri.
• Jurnal al acțiunilor asupra pacienților, programărilor și rolurilor personalului.
• Firewall și blocarea automată a încercărilor repetate de autentificare pe server.
• Monitorizarea disponibilității serviciului la fiecare 5 minute.
• Acces administrativ limitat la fondatorii ClinicSync, care au obligația de confidențialitate.
• Ștergerea automată a datelor la termenele din Anexa 2.